Bei diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass alle Ausgaben eines Jahrgangs der Zeitschrift Hochtief in einem Ordner abgelegt werden, der für das Beispiel Hochtief Sammler 2006 benannt wird.
Speichern Sie in diesem Ordner beliebige Dateien für den Test ab, inklusive Bilddateien, vor allem aber QuarkXPress-Projekte, die mit dem Suffix .qxd versehen werden müssen. Dies ist auch grundsätzlich für die Praxis zu empfehlen, da Dateien an ihrem Suffix sofort erkannt werden, auch wenn sie z. B. ihr Icon verloren haben.
Abb. 20: Automator – Aufrufen des Programms
Mit dem Aufruf des Programms wird seine Fensterfläche aufgerufen. Wählen Sie hier in der Spalte Bibliothek aus dem Ordner Programme das Programm Automator durch klick! darauf aus; daraufhin werden in der Spalte Aktion die für dieses Programm verfügbaren Aktionen angezeigt. Wählen Sie hier die Aktion Bestätigung verlangen und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf.
Diese Aktion ist nicht unbedingt erforderlich, ruft aber beim Starten einen Dialog auf, der die Aktionen beschreibt – wenn Sie diese auch beschrieben haben!
Geben Sie also in das Eingabefeld Überschrift als Titel
Archivieren der Hochtiefbau-Zeitschrift
ein und als Beschreibung den Text
Alle QuarkXPress-Dateien in neuem Ordner sammeln, als ZIP-Archiv anlegen,
Sammelordner in Papierkorb verschieben.
Die beiden Schaltflächen Abbrechen und OK können Sie unverändert beschrieben lassen. Wenn Sie ihre Kollegen verblüffen möchten, können Sie auch Text eingeben, z. B.
Weiter, Mann!
für die Schaltfläche OK. Die fertig erstellte Aktion entspricht jetzt Abb. 21.
Abb. 21: Arbeitsablauf – »Bestätigung verlangen«
Der eingehende Anschluss hat den Status Beliebig. In seinem Dropdown-Menü kann zwischen 2 Einträgen gewählt werden, was jedoch in diesem Fall, da keine Aktion angeschlossen ist, auch keine Bedeutung hat. Der ausgehende Anschluss hat ebenfalls den Status Beliebig, sodass hier jede Aktion angedockt werden kann.
Wird der Arbeitsablauf dann gestartet, erscheint ein Hinweis mit dem eben eingegebenen Text und der Möglichkeit des Abbruchs bzw. Fortsetzens (Abb. 22).
Abb. 22: Arbeitsablauf – Hinweis
Wählen Sie nun in der Spalte Bibliothek aus dem Ordner Programme das Programm Finder durch klick! darauf aus; daraufhin werden in der Spalte Aktion die für dieses Programm verfügbaren Aktionen angezeigt. Wählen Sie hier die Aktion Finder Objekte suchen und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert.
Legen Sie als Erstes in der Dropdown-Liste Ort einen Ordner fest, in dem gesucht werden soll. Erstellen Sie dafür einen neuen Ordner Hochtief Sammler 2006. Legen Sie in diesen Ordner beliebige Dateien; gesucht werden soll nur nach QuarkXPress-Projekten der Versionen 6 und 7. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Mit die Kategorie Art sowie als Zusatzkriterien ist und Dokument (Abb. 23).
Abb. 23: Arbeitsablauf – »Finder Objekte suchen« hinzufügen
Der eingehende Anschluss hat den Status Dateien/Ordner. Der ausgehende Anschluss hat ebenfalls den Status Dateien/Ordner, sodass hier nur Aktionen mit passendem Status angedockt werden können.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktion beim Ausführen anzeigen, um für zukünftige Ausgaben der Zeitschrift den Ordner neu bestimmen zu können.
Mit der Aktion Finder Objekte suchen wird festgelegt, wo welche Dateien gesucht werden sollen. Da es mit dieser Aktion nicht möglich ist, gezielt nach QuarkXPress-Projekten zu suchen, muss nun eine zusätzliche Aktion dies ermöglichen.
Eine solche Aktion ist aber nicht im Standardumfang von Mac OS X enthalten. Und auch bei Quark gibt es so etwas nicht. Zu diesem Zweck müssen Sie eine Aktion downloaden – keine Sorge, diese ist Freeware.
Wählen Sie nun in der Spalte Aktion die Aktion Filter by Creator Type und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert.
Legen Sie im Eingabefeld Type den Typ XPRJ (QuarkXPress-Projekt) und im Eingabefeld Creator als Urheber XPR3 (QuarkXPress) fest (Abb. 24).
Abb. 24: Arbeitsablauf – »Filter by Creator-Type« hinzufügen
Der eingehende Anschluss hat den Status Beliebig. Der ausgehende Anschluss hat ebenfalls den Status Beliebig, sodass hier alle Aktionen angedockt werden können.
Mit dieser Aktion werden die QuarkXPress-Projekte im Ordner Hochtief Sammler 2006 herausgefiltert. Beide Anschlüsse haben den Status Beliebig.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktion beim Ausführen anzeigen und die Optionsschaltfläche Gesamte Aktion anzeigen, um für zukünftige Ausgaben der Zeitschrift die Parameter während der Ausführung neu bestimmen zu können.
Nun müssen die gefundenen Projekte in einen Ordner kopiert werden, mit dem sie dann archiviert werden sollen. Wählen Sie dafür in der Spalte Aktion die Aktion Finder Objekte kopieren und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Nach den Ordner HT Archiv 2006 und aktivieren Sie die Checkbox Vorhandene Dateien ersetzen, um immer die neueste Version abgespeichert zu haben (Abb. 25).
Abb. 25: Arbeitsablauf – »Finder Objekte kopieren« hinzufügen
Der eingehende Anschluss hat den Status Dateien/Ordner. Der ausgehende Anschluss hat ebenfalls den Status Dateien/Ordner, sodass hier nur Aktionen mit passendem Status angedockt werden können.
Mit dieser Aktion werden die gefilterten QuarkXPress-Projekte aus dem Ordner Hochtief Sammler 2006 in den Ordner HT Archiv 2006 kopiert. Beide Anschlüsse haben den Status Dateien/Ordner.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktion beim Ausführen anzeigen, die Optionsschaltfläche Gesamte Aktion anzeigen sowie die Checkbox Nach, um für zukünftige Ausgaben der Zeitschrift die Parameter während der Ausführung neu bestimmen zu können.
Nun muss das Archiv erstellt werden, der Hauptzweck dieses Arbeitsablaufs. Wählen Sie dafür in der Spalte Aktion die Aktion Archiv erstellen und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert.
Legen Sie im Eingabefeld Sichern unter einen Namen für das Archiv fest. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Ort einen Speicherplatz für das Archiv. Lassen Sie die Checkbox Unlesbare Objekte ignorieren deaktiviert, da Sie ansonsten nicht informiert werden, wenn Dateien defekt sind und sich nicht archivieren lassen (Abb. 26).
Abb. 26: Arbeitsablauf – »Archiv erstellen« hinzufügen
Der eingehende Anschluss hat den Status Dateien/Ordner. Der ausgehende Anschluss hat ebenfalls den Status Dateien/Ordner, sodass hier nur Aktionen mit passendem Status angedockt werden können.
Mit dieser Aktion werden die Bilder im Ordner HT Archiv 2006 in ein ZIP-Archiv mit dem Namen HT 2006 Archiv umgewandelt und auf dem Schreibtisch abgelegt. Beide Anschlüsse haben den Status Dateien/Ordner.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktion beim Ausführen anzeigen, die Optionsschaltfläche Gesamte Aktion anzeigen sowie die Checkboxen Ort und Sichern unter, um für zukünftige Ausgaben der Zeitschrift die Parameter während der Ausführung neu bestimmen zu können.
Da der Ordner mit den gesammelten QuarkXPress-Projekten jetzt nicht mehr benötigt wird, kann er gelöscht werden.
Wählen Sie nochmals die Aktion Finder Objekte suchen, um den Ordner HT Archiv 2006 aktivieren zu können, und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Ort die Option Computer. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Mit die Kategorie Name und als Zusatzkriterium ist; geben Sie in das Eingabefeld den Namen des Ordners HT Archiv 2006 ein (Abb. 27).
Abb. 27: Arbeitsablauf – »Finder Objekte suchen« hinzufügen
Der eingehende Anschluss hat den Status Dateien/Ordner. Der ausgehende Anschluss hat ebenfalls den Status Dateien/Ordner, sodass hier nur Aktionen mit passendem Status angedockt werden können.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktion beim Ausführen anzeigen, um für zukünftige Ausgaben der Zeitschrift den Namen des Ordners neu bestimmen zu können.
Mit der Aktion Finder Objekte suchen wird der zu löschende Ordner festgelegt. Jetzt fehlt nur noch eine Aktion, die das Löschen ausführt.
Wählen Sie dafür die Aktion In den Papierkorb legen, um den Ordner HT Archiv 2006 löschen zu können, und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert (Abb. 28).
Abb. 28: Arbeitsablauf – »In den Papierkorb legen« hinzufügen
Der eingehende Anschluss hat den Status Dateien/Ordner. Da dies eine abschließende Aktion ist, hat sie keinen ausgehenden Anschluss.
Mit der Aktion In den Papierkorb legen ist der Ordner HT Archiv 2006 gelöscht und die Aktion damit abgeschlossen.
Hat alles geklappt, sollte sich der gesamte Arbeitsablauf wie in Abb. 29 darstellen:
Abb. 29: Arbeitsablauf – Gesamtdarstellung
Der Ordner HT Archiv 2006 wurde in den Papierkorb verschoben, das gleichnamige Archiv aber befindet sich auf dem Schreibtisch zur weiteren Nutzung (Abb. 30).
HT 2006 Archiv.zip
Abb. 30: Arbeitsablauf – Fertig erstelltes Archiv
Abb. 31: Arbeitsablauf – Sichern als Finder Plug-In
Abb. 32: Arbeitsablauf – Starten über das Kontextmenü
Die Suche mit Automator ist einesteils gewöhnungsbedürftig, andernteils durch Aktionen von Drittherstellern (oder durch eigene, warum nicht?) ausbaufähig.
Insbesondere dort, wo sich Datenmengen häufen, die sortiert und archiviert sein wollen, und viele User an vielen Geräten werken, kann sich Automator als nützlich erweisen.
Bezeichnend für die Kommunikation Quark–Apple–Adobe ist das nachfolgende Beispiel (Abb. 33):
Abb. 33: Finder Objekte filtern – Dateityp
Da das eine Standardaktion ist, in der mit Ausnahme von AppleScript keinerlei spezifische Programmtypen vorkommen, erhebt sich die Frage, wieso hier ausschließlich Adobe-Programme gelistet sind (das spart Adobe-Usern den Download der Aktion Filter by Creator-Type).
Kann man das für Adobe Photoshop noch mit einem De-facto-Standard erklären, trifft das auf Adobe Indesign sicher nicht zu!
Jeder Quark-User muss sich also hier die Frage stellen: Wo sind die Quark-Suchkriterien?
Zuletzt geändert: 7. 7. 2007