Google Desktop ist ein Programm, das teilweise auf Apple Spotlight aufsetzt, mit eigenen Suchalgorithmen und erweiteter Darstellung der Suchergebnisse.
Google Desktop gab es bisher nur für den PC, seit 25. April 2007 ist es auch für den Mac verfügbar. Bisher zwar nur als Beta-Version, die läuft aber schon recht stabil und wurde am 1. Juni schon erstmals aktualisiert.
Google Desktop ist eine interessante Ergänzung zu Apple Spotlight, da einesteils mit anderen Vorgaben gesucht werden kann, andernteils sich die Suchergebnisse ebenfalls unterscheiden.
Google Desktop hat auch eine Archivierungsfunktion, die es ermöglicht, bereits gelöschte Dateien (auch aus dem Papierkorb entfernt!) wieder herzustellen, solang sich diese noch im Cache befinden.
Allzuviel darf man sich hier aber nicht erwarten, da nur der blanke Text archiviert wird. Eine auf solche Weise wieder hergestellte QuarkXPress-Datei bestehet also nur aus unformatiertem Text ohne Bilddateien.
Da das Programm kein Mac OS X Standard ist, muss es vor der Installation heruntergeladen werden. Rufen Sie daher in Ihrem Browser diesen Link auf und führen Sie den Download durch.
Nach dem Entpacken öffnet sich ein Speichermedium, auf dem sich der Installer befindet (Abb. 1).
Abb. 1: Google Desktop Installer
Folgen Sie den Anweisungen und installieren Sie das Programm. Dieses wird im Ordner Programme auf der Startdisk installiert. Zusätzlich wird das Programm Google Updater dort installiert, das laufend nach Updates auch anderer Google-Programme sucht. Damit lässt sich Google Desktop auch wieder deinstallieren.
Checken Sie jedenfalls die Präferenzen, um z. B. nicht erwünschte Feedbacks an Google zu unterbinden.
Google Desktop stellt nach dem Download ein eigenes Fenster zur Verfügung, das über einen Shortcut, über das Dock oder über das Icon in der Finder-Menüleiste aufgerufen wird, je nachdem, wie Sie die Präferenzen eingestellt haben.
Mit Google Desktop kann man sowohl auf dem Computer als auch im Web suchen. In diesem Artikel wird nur die Suche auf dem Computer erläutert.
Google Desktop durchsucht wie Apple Spotlight nicht alle auf dem Computer oder den angegebenen Orten befindlichen Dateien. Standardmäßig indexiert und durchsucht Google Desktop Systemeinstellungen, E-Mails, Textdateien, HTML- und PDF-Dateien, Schrift-, Musik- und Videodateien, Adressbuchkontakte sowie Dateien und Ordner. Das auch dann, wenn sich die Objekte im Papierkorb befinden.
Google Desktop durchsucht alle Dateien, die von Apple-Programmen erstellt wurden: Mail, TextEdit, Keynote, Pages, AppleWorks.
Google Desktop durchsucht auch alle Objekte, für die ein Apple Spotlight-Filter geladen ist: Microsoft Entourage sowie Office-Dokumente aus Word, Excel und PowerPoint. Adobe Photoshop-Dateien werden nach Metadaten durchsucht. Und QuarkXPress-Dateien, wenn der QuarkXPress Filter for Spotlight geladen ist.
Text-, Bild-, PDF- und HTML-Dokumente, aber auch Schrift-, Audio- und Videodateien können zusätzlich nach darin befindlichen Metadaten, die z. B. Angaben über Copyright oder Autor enthalten, durchsucht werden.
Anders als Apple Spotlight, das die gleichen Ergebnisse bei mehreren Suchbegriffen unabhängig der Reihenfolge der eingegebenen Suchbegriffe liefert, gewichtet Google Desktop den ersten Begriff am höchsten, sodass bei einer Umreihung durchaus unterschiedliche Ergebnisse erzielt werden.
Abb. 2: Google Desktop – Quick Search Box
Die Eingabe ist nicht schreibweiseabhängig, d. h. es muss nicht nach Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden werden. Es können auch mehrere unabhängige Begriffe – getrennt durch jeweils einen Wortzwischenraum – eingegeben werden.
Während des Indexierungsvorgangs ist der Schriftzug Indexing animiert, um darauf hinzuweisen, dass der Vorgang noch nicht abgeschlossen ist.
Der Suchbegriff "Johannes Gutenberg" findet alle Dateien, die diese Wörter in der angegebenen Reihenfolge enthalten. Das gilt aber nur für den Dateiinhalt; Datei- und Ordnernamen werden auch dann gefunden, wenn die einzelnen Begriffe, nicht aber der String übereinstimmen.
Dateien können auch über ihr Suffix gefunden werden (sofern sie eins haben!): Wenn Sie ausschließlich nach QuarkXPress-Dateien suchen möchten, geben Sie in die Suchmaske
filetype:qxp
ein – Google Desktop findet jetzt nur QuarkXPress-Dateien mit diesem Suffix, Dateien ohne Suffix (wie es aber am Mac üblich ist), werden nicht gefunden.
Bei der Suche nach E-Mails können Sie auch die Operatoren, die im Vorspann einer E-Mail vorkommen, anwenden. Also
from:
to:
cc:
subject:
können dabei Anwendung finden. Wenn Sie eingeben
from:Heinrich
werden alle E-Mails gefunden, die Ihnen Heinrich gesendet hat.
Anders als bei Apple Spotlight sind auch solche Daten noch verfügbar, die zwar gelöscht wurden (also aus dem Papierkorb bereits entfernt), sich aber noch im Cache von Google Desktop befinden. Dann können diese aufgerufen und neu abgespeichert werden. Es handelt sich dabei aber nur um unformatierten Text.
Suchbegriffe lassen sich teilweise auch kombinieren. Wenn Sie z. B. from:Heinrich eingeben, werden alle E-Mails gefunden, die Ihnen Heinrich gesendet hat.
Mit der Eingabe von from:Heinrich subject:Urlaub werden alle E-Mails gefunden, die Ihnen Heinrich zum Thema Urlaub gesendet hat.
Es müssen immer alle Bedingungen erfüllt sein, damit ein Objekt als Treffer markiert wird.
Google Desktop indexiert eigenständig den Datenbestand. An welchen Orten indexiert bzw. gesucht werden soll, wird in den Präferenzen in den Systemeinstellungen festgelegt.
Abb. 3: Auswahl der zu indexierenden Orte
Wählen Sie den Reiter Indexing. Aktivieren Sie die Checkbox Enable Google Desktop Indexing. Deaktivieren Sie die Checkboxen Gmail und Web history, wenn Sie das Programm ausschließlich für die Suche auf Ihrem Computer anwenden möchten.
Aktivieren Sie die Checkboxen derjenigen Speichermedien, die indexiert werden sollen.
Rufen Sie durch klick! auf die Schaltfläche Open Spotlight Preferences die Präferenzen für Spotlight auf, in denen Sie in der Privatsphäre diejenigen Orte festlegen können, die dann von Google Desktop ebenfalls nicht durchsucht werden.
Wechseln Sie nun zu den Einstellungen für die Suchergebnisse durch klick! auf den Reiter Search Results (Abb. 4).
Abb. 4: Einstellung der Suchergebnisse
Aktivieren Sie die Checkbox Display results for deleted documents, wenn Sie auch Dokumente, die gelöscht wurden, sich aber noch im Cache befinden, angezeigt haben möchten. Das ist nur sinnvoll für Text- und E-Mail-Dateien. Zwar wird der Text von QuarkXPress-Dateien ebenfalls angezeigt, aber unformatiert ohne darin enthaltene Bilder, Tabellen, Links etc.
Aktivieren Sie die Checkbox Show snippets, um Ausschnitte des Umgebungstexts der Suchergebnisse einsehen zu können (Abb. 5).
Abb. 5.1: Suchergebnisse ohne Snippets
Abb. 5.2: Suchergebnisse mit Snippets
Aktivieren Sie eine der beiden Checkboxen Show icon in doc oder Show icon in menu bar, um auch von dort die Quick Search Box aufrufen zu können. Haben Sie sich für das Icon in der Finder-Menüleiste entschieden, sind zusätzliche Optionen verfügbar (Abb. 6).
Abb. 6: Google Desktop – Optionen in der Finder-Menüleiste
Zurück zu den Präferenzen: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Number of desktop results, wie viele Treffer in der Quick Search Box gleichzeitig angezeigt werden sollen.
Legen Sie im Eingabefeld Keyboard Shortcut den Kurzbefehl fest, mit dem die Quick Search Box aufgerufen werden soll. Durch klick! werden die voreingestellten Tasten markiert; es ist jede Kombination mit einer oder mehreren Befehlstasten plus einem Zeichen möglich.
Deaktivieren Sie die Checkbox Web, wenn Sie das Programm ausschließlich für die Suche auf Ihrem Computer anwenden möchten.
Wechseln Sie nun zu den Rückmeldungen an Google durch klick! auf den Reiter Feedback (Abb. 7).
Abb. 7: Einstellung der Rückmeldungen an Google
Usage Statistics: Wenn Sie nichts dagegen haben, dass Ihre Suchergebnisse zu statistischen Zwecken an Google gesendet und dort ausgewertet werden, aktivieren Sie diese Funktion durch klick! auf die Schaltfläche Enable Usage statistics.
Durch klick! auf die Schaltfläche Update/Uninstall wird das Programm Google Updater aufgerufen (Abb. 8).
Abb. 8: Google Updater
Durch klick! auf die Schaltfläche Open wird Google Desktop in Ihrem Browser, am Mac vorzugsweise also in Safari, aufgerufen (Abb. 9).
Abb. 9: Google Desktop
Hier kann der Suchbegriff direkt eingegeben werden, ohne Umweg über die Quick Search Box. Die Eigenschaften von Google Desktop im Browser werden im Kapitel Google Desktop im Browser besprochen.
Wenn Sie auf die Schaltfäche Uninstall klicken, können Sie das Programm deinstallieren.
Werden Suchergebnisse in der Quick Search Box angezeigt, findet sich am Ende der Treffer die Zeile See all … desktop results for … (Abb. 5). Nach klick! auf diese Zeile werden die Suchergebnisse im Standardbrowser angezeigt (Abb. 10).
Abb. 10: Google Desktop im Browser
1 URL der Suchergebnisse: Scrollt man ganz nach rechts in diesem Fenster, kann die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Treffer neu festgelegt werden.
2 Suchmaske mit Suchbegriff: Hier kann ein neuer Suchbegriff eingegeben und durch klick! auf die Schaltfläche Search eine neue Suche damit gestartet werden.
3 Desktop: Zeigt an, dass die Ergebnisse durch Google Desktop gefunden wurden. Alle anderen Links in dieser Zeile beziehen sich auf das Web und liefern die Ergebnisse durch die Suchmaschine Google.
4 Search: Durch klick! auf diese Schaltfläche wird ein erneuter Suchlauf mit den aktuellen Parametern gestartet.
5 Desktop Preferences: Durch klick! auf diesen Link werden die Präferenzen von Google Desktop in den Systemeinstellungen aufgerufen (siehe Google Desktop Einstellungen).
6 Desktop: In dieser Zeile werden alle Treffer, die Google Desktop auf dem Computer gefunden hat, nach Kategorien gelistet. Nach klick! auf eine verlinkte (also vorhandene) Kategorie werden nur diese Treffer im Fenster angezeigt. Für die Kategorie E-Mails steht dann zusätzlich noch die Möglichkeit offen, die Mails nach Absender bzw. Empfänger zu sortieren.
Gibt auch die Anzahl der Treffer, die laufende Nummer der angezeigten Treffer sowie die Dauer der Suche an.
Gibt auch die Anzahl der Treffer, die laufende Nummer der angezeigten Treffer sowie die Dauer der Suche an.
7 Remove from Index: Durch klick! auf diesen Link erhalten alle Treffer eine Checkbox (Abb. 11.1).
Abb. 11.1: Google Desktop – Entfernen von Objekten aus der Trefferliste
Aktivieren Sie Checkboxen, um Objekte von der Suche auszuschließen und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Remove, um die ausgewählten Objekte aus der Trefferliste auszuschließen.
8 Match: Damit kann die Darstellung der Treffer angepasst werden:
exact: Zeigt nur Treffer mit exakter Übereinstimmung.
partial: Zeigt auch Treffer, die den gesuchten Begriff als Teil beinhalten.
exact: Zeigt nur Treffer mit exakter Übereinstimmung.
partial: Zeigt auch Treffer, die den gesuchten Begriff als Teil beinhalten.
9 Sort by: Hier kann die Art und Weise, wie die Treffer sortiert werden sollen, gewählt werden:
relevance: Sortiert die Liste nach Häufigkeit der Vorkommen des Suchbegriffs im Text.
date: Sortiert die Treffer nach Datum, neueste zuerst.
relevance: Sortiert die Liste nach Häufigkeit der Vorkommen des Suchbegriffs im Text.
date: Sortiert die Treffer nach Datum, neueste zuerst.
10 Note – partial results only: Gibt an, dass noch nicht alle Objekte indexiert sind.
11 Trefferliste: Hier werden alle Treffer entsprechend den gewählten Parametern gelistet. Zusätzlich ist es möglich, über die angezeigten Links Aktionen zu setzen:
Open folder: Öffnet den gefundenen Ordner oder den Ordner, in dem sich die Datei befindet.
Show cached: Zeigt die Daten der Datei, die sich im Cache befinden.
View message: Ruft die zugehörige E-Mail im Mailprogramm auf.
Open folder: Öffnet den gefundenen Ordner oder den Ordner, in dem sich die Datei befindet.
Show cached: Zeigt die Daten der Datei, die sich im Cache befinden.
View message: Ruft die zugehörige E-Mail im Mailprogramm auf.
12 Result page: Gibt die Anzahl der Seiten an, auf denen die Treffer gelistet sind. Durch klick! auf das Pfeilsymbol vor dem Logo oder durch klick! auf den Link Previous wird die vorhergehenden Seite angezeigt, durch klick! auf das Pfeilsymbol nach dem Logo bzw. durch klick! auf den Link Next die nächste Seite. Durch klick! auf eine Seitenzahl wird die gewählte Seite angezeigt.
13 Index status: Gibt den Status der Indexierung an. Wird auf den Link geklickt, wird der Status im Browserfenster angezeigt (Abb. 11.2).
Abb. 11.2: Google Desktop – Status der Indexierung
Alle hier nicht besprochenen Features verhalten sich wie bei der Suche mit der Web-Suchmaschine Google.
Google Desktop war zum Zeitpunkt des Tests nur als Beta-Version erhältlich. Nach einem Absturz ließ sich diese tagelang nicht neu installieren, jedenfalls nicht mit akzeptablem
Zeitaufwand.
Wer sich an die Suche mit der Suchmaschine Google gewöhnt hat, braucht kaum Einarbeitungszeit und wird sich mindestens genauso rasch zurechtfinden wie mit Apple Spotlight. Die Suche im Finder kann Google Desktop aber keinesfalls ersetzen.
Suchergebnisse können nicht gesichert werden, dafür bleibt der Text auch bereits gelöschter Dateien eine Zeit lang im Cache erhalten.
Läuft die freigegebene Version dann stabil, kann Google Desktop durchaus als Ergänzung zu Apple Spotlight eingesetzt werden, vor allem, wenn es hauptsächlich um die Sicherung von Texten geht, die in manchen Arbeitsabläufen des öfteren unauffindbar sind …
Zuletzt geändert: 7. 7. 2007