Wer einen Mac hat, hat die Qual der Wahl. Denn es es lassen sich Objekte nicht nur mit Spotlight und im Finder suchen, sondern die Suche lässt sich auch noch mit einem Workflow verbinden – mit Automator, alias »Otto«.
Das ist ein Programm, das mit dem System im Programmordner installiert wird. Bei der Einführung noch hochgejubelt, ist es mittlerweile still darum geworden – völlig zu Unrecht.
Hier ist es wie in vielen anderen Fällen auch: Die Entwickler vergessen immer wieder darauf, ihre Entwicklungen auch
ausreichend und vor allem in den
Landessprachen zu dokumentieren, klar, dass sich die User dann das mühsame »Wie-geht-das-bloß-nochmal« lieber ersparen.
Die Idee und damit die Funktionsweise ist folgende: Man stellt einzelne Skripts zu einem einzigen, immer wieder anwendbaren Workflow zusammen. Skripts, die in Automator verwendet werden können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um die Möglichkeit des Einfügens in einen Workflow zu gewährleisten.
Es gibt zwar auch für QuarkXPress solche Skripts, aber keine kostenlosen, sodass ich mich hier auf die mit dem Programm mitglieferten Skripts beschränke – d. h., jeder User, der mindestens Mac OS X 10.4.2 einsetzt, kann die Beispiele nachvollziehen.
Das Programm befindet sich im Ordner Programme auf der Startplatte. Nach dem Öffnen bietet sich folgendes Bild (Abb. 1):
Abb. 1: Automator – Fensterfläche
Im Listenfeld Bibliothek sind die Programme angeführt, für die Aktionen verfügbar sind. Hier gibt es standardmäßig drei Ordner:
Programme: Dieser Ordner enthält Automatorprogramme, die unterschiedliche Aktionen enthalten.
Beispiele für Arbeitsabläufe: Dieser Ordner enthält Beispiele, die durch klick! darauf in einem neuen Fenster gezeigt werden und dort ausgeführt werden können.
Meine Arbeitsabläufe: Dieser Ordner ist anfangs leer, enthält aber jeden Arbeitsablauf, den Sie erstellt haben, solang Sie diesen nicht löschen. Hier hat man also einen schnellen Zugriff auf die selbst erstellten Workflows.
Im Listenfeld Aktion sind alle verfügbaren Aktionen angeführt, wenn der Ordner Programme ausgewählt ist. D. h. man kann auf ein Programm klicken, um die zugehörigen Aktionen anzeigen zu lassen oder durch klick! darauf gleich eine Aktion wählen, ohne vorher ein Programm gewählt zu haben.
Die Balken rechts neben den Aktionen geben an, wie hoch die Übereinstimmung der betreffenden Aktion mit gewählten Aktionen ist. Wird eine Aktion gewählt, wird sie an oberster Position gelistet und die passendsten Aktionen werden nach dieser Aktion neu gereiht mit neuen Übereinstimmungsanzeigen. Daher sind die Aktionen nur partiell alphabetisch gereiht.
Im Montagefeld rechts werden die Aktionen zusammengestellt. Entweder durch Auswahl mit klick!-klick! auf eine gelistete Aktion oder durch Drag & Drop von Objekten aus dem Finder.
Während der Ausführung wird rechts unten angezeigt, welcher Vorgang gerade läuft bzw. wann die Ausführung beendet ist.
Zusätzliche Aktionen können hier von der Apple Homepage heruntergeladen werden.
Ein Arbeitsablauf besteht aus mehreren Aktionen, die nahtlos zusammenpassen. Es muss also als Erstes darauf geachtet werden,
dass das
Interface den Programmfluss gewährleisten kann. Dafür gibt es Hinweise in den Aktionen, die bei Inkompatibilität rot angezeigt werden (Abb. 2):
Abb. 2: Aktionen – Inkompatibilität
Dateien und/oder Ordner können auch per Drag & Drop direkt vom Schreibtisch oder von einem beliebigen Datenträger in das Aktionsfenster gezogen werden. Die Objekte sind dann immer Teil der Aktion Angegebene Finder Objekte abfragen (Abb. 3).
Abb. 3: Aktionen – Objekte per Drag & Drop einfügen
Arbeitsabläufe, die nur ein einziges Mal benötigt werden, müssen nicht unbedingt gesichert werden. Trotzdem kann es nicht schaden, alle Arbeitsabläufe zu sichern, denn wer weiß, ob man sie nicht doch mal wieder benötigt …
Für das Sichern gibt es 3 Möglichkeiten:
Abb. 4: Sichern – als Programm
Es wird also Automator benötigt, was aber kein Problem sein sollte, da das Programm auf jedem Mac mit OS X 10.4 vorhanden sein sollte, falls der Arbeitsablauf auch auf anderen Computern Anwendung finden soll.
Abb. 5: Sichern – als Arbeitsablauf
Da es sich bei den hier gezeigten Beispielen um Finder-Aktionen handelt, müssen Plug-Ins auch für den Finder gespeichert werden (Abb. 6).
Abb. 6: Sichern – als Plug-In
Alle gesicherten Aktionen befinden sich anschließend auch im Ordner Meine Arbeitsabläufe in der Fensterfläche von Automator und können von hier per Drag & Drop ins Aktionsfenster gezogen, bearbeitet und ausgeführt werden. Ein Löschen hier löscht aber nicht die Arbeitsabläufe an ihren jeweiligen Speicherorten.
Arbeitsabläufe können zur Dokumentation auch ausgedruckt werden. Dabei wird die Zusammenstellung der Aktionen im Aktionsfenster über den Druckendialog ausgedruckt.
Ein Arbeitsablauf kann auf unterschiedliche Weise von verschiedenen Orten aus gestartet werden.
Generell können alle im Ordner Meine Arbeitsabläufe in der Spalte Bibliothek im Programm Automator abgelegten Arbeitsabläufe von dort als aktueller Arbeitsablauf festgelegt und gestartet werden.
Ist ein Arbeitsablauf als Programm gespeichert worden, wird er durch Doppelklick auf das Programm-Icon gestartet. Dieses Icon kann auch ins Dock gezogen werden, sodass es für häufig angewendete Aktionen direkt von hier gestartet werden kann. Das Starten des Programms Automator ist dafür nicht notwendig.
Ist ein Arbeitsablauf als solcher gespeichert worden, wird durch einen Doppelklick darauf das Programm Automator gestartet. Hier wird er als aktueller Arbeitsablauf dargestellt und kann von da aus entweder bearbeitet oder gestartet werden.
Wird ein Arbeitsablauf als Plug-In gespeichert, wird er anschließend im Menü der entsprechenden Applikation angezeigt.
Abb. 7: Finder-Kontextmenü – Arbeitsablauf
Abb. 8: Finder-Menüleiste – Arbeitsablauf-Status
Arbeitsabläufe, die gesichert wurden, aber nicht mehr im Ordner Meine Arbeitsabläufe verfügbar sind bzw. solche, die von Drittherstellern zur Verfügung gestellt werden, können importiert werden.
Arbeitsabläufe, die als solche oder als Programm gespeichert wurden, haben einen vom Benutzer festgelegten Ort – da müssen Sie selbst darauf achten, wo diese abgelegt sind. Für Arbeitsabläufe, die aus dem Programm Automator als Plug-In gesichert wurden, ist der Pfad
User/Library/Workflows/Applications/Finder
Dieser wird im Ordner Meine Arbeitsabläufe in der Spalte Bibliothek gespeichert und steht ab sofort zur Verfügung.
Sollen sie aus dem Kontextmenü gelöscht werden, müssen sie aus dem Ordner User/Library/Worflows/Applications/Finder in den Papierkorb gezogen werden.
Die Beispiele gehen von einer Zeitschrift aus, deren fiktiver Name Hochtiefbau ist und die monatlich erscheint.
Beispiel I: Bilder werden sowohl von Scans als auch von digitalen Kameras angeliefert und haben dementsprechend nichtssagende Bezeichnungen. Diese Bilder werden erstmal in einem Ordner gesammelt und sollen dann auf die aktuelle Ausgabe bezogen umbenannt und im iPhoto-Browser geöffnet werden, von wo aus nach Bedarf auch ein Booklet mit den Bildbezeichnungen zur besseren Übersicht beim Layouten ausgedruckt werden kann.
Beispiel II: Jeweils am Jahresende sollen alle QuarkXPress-Dateien des abgelaufenen Jahrgangs in einem eigenen Ordner gesammelt und als ZIP-Archiv zur Versendung an einen externen Webdienst gespeichert werden, wo dann eine Umwandlung in PDF-Dateien erfolgen soll.
Bevor mit dem Zusammenstellen der Aktionen begonnen werden kann, muss ein Ordner mit den Bildern erstellt werden. Erstellen Sie also einen neuen Ordner und benennen Sie diesen Hochtief 7_07. Speichern Sie in diesem Ordner beliebige Dateien für den Test ab, inklusive Bilddateien.
Abb. 9: Automator – Aufrufen des Programms
Mit dem Aufruf des Programms wird seine Fensterfläche aufgerufen. Wählen Sie hier in der Spalte Bibliothek aus dem Ordner Programme das Programm Automator durch klick! darauf aus; daraufhin werden in der Spalte Aktion die für dieses Programm verfügbaren Aktionen angezeigt. Wählen Sie hier die Aktion Bestätigung verlangen und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf.
Diese Aktion ist nicht unbedingt erforderlich, ruft aber beim Starten einen Dialog auf, der die Aktion beschreibt – wenn Sie diese auch beschrieben haben!
Geben Sie also in das Eingabefeld Überschrift als Titel
Umbenennen der Bilder für die Hochtief-Zeitschrift
ein und als Beschreibung den Text
Alle Bilder im Monatsordner in neuem Ordner sammeln, neu benennen, neues Album
in iPhoto anlegen, Bilder im Bildbrowser
öffnen.
Die beiden Schaltflächen Abbrechen und OK können Sie unverändert beschrieben lassen. Die fertig erstellte Aktion stellt sich also jetzt wie in Abb. 10 dar.
Abb. 10: Arbeitsablauf – »Bestätigung verlangen«
Der eingehende Anschluss hat den Status Beliebig. In seinem Dropdown-Menü kann zwischen 2 Einträgen gewählt werden, was jedoch in diesem Fall, da keine Aktion angeschlossen ist, keine Bedeutung hat. Der ausgehende Anschluss hat ebenfalls den Status Beliebig, sodass hier jede Aktion angedockt werden kann.
Wird der Arbeitsablauf gestartet, erscheint ein Hinweis mit dem eben eingegebenen Text und der Möglichkeit des Abbruchs bzw. Fortsetzens (Abb. 11).
Abb. 11: Arbeitsablauf – Hinweis
Wählen Sie nun in der Spalte Bibliothek aus dem Ordner Programme das Programm Finder durch klick! darauf aus; daraufhin werden in der Spalte Aktion die für dieses Programm verfügbaren Aktionen angezeigt. Wählen Sie hier die Aktion Finder Objekte suchen und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert.
Legen Sie als Erstes in der Dropdown-Liste Ort einen Ordner fest, in dem gesucht werden soll. Wählen Sie dafür den vorhin erstellten Ordner Hochtief 7_07. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Mit die Kategorie Art und als Zusatzkriterien ist und Bild (Abb. 12).
Abb. 12: Arbeitsablauf – »Finder Objekte suchen« hinzufügen
Der eingehende Anschluss hat den Status Dateien/Ordner. In seinem Dropdown-Menü kann zwischen 2 Einträgen gewählt werden, was jedoch in diesem Fall, da als Aktion nur ein Hinweis angeschlossen ist, keine Bedeutung hat. Der ausgehende Anschluss hat ebenfalls den Status Dateien/Ordner, sodass hier nur Aktionen mit passendem Status angedockt werden können.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktion beim Ausführen anzeigen, um für zukünftige Ausgaben der Zeitschrift den Ordner neu bestimmen zu können.
Mit der Aktion Finder Objekte suchen wird also festgelegt, wo die Dateien gesucht werden sollen. Da einesteils die Originale unverändert bleiben sollen, andernteils alle neu benannten Bilder gesammelt werden sollen, müssen die Dateien kopiert werden.
Wählen Sie als nächste Aktion Finder Objekte kopieren und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert.
Legen Sie in der Dropdown-Liste Nach einen Ordner fest, in den die gefundenen Dateien kopiert werden sollen. Erstellen Sie einen neuen Ordner mit dem Namen Hochtief 7_07 Bilder (Abb. 13).
Abb. 13: Arbeitsablauf – »Finder Objekte kopieren« hinzufügen
Mit dieser Aktion werden die Bilder aus dem Ordner Hochtief 7_07 in den Ordner Hochtief 7_07 Bilder kopiert. Beide Anschlüsse haben den Status Dateien/Ordner.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktion beim Ausführen anzeigen, die Optionsschaltfläche Gesamte Aktion anzeigen sowie die Checkbox Nach, um für zukünftige Ausgaben der Zeitschrift die Parameter während der Ausführung neu bestimmen zu können.
Nun müssen die Objekte systematisch umbenannt werden, was ja letztlich den Hauptzweck dieses Arbeitsablaufs darstellt.
Wählen Sie dafür in der Spalte Aktion die Aktion Finder Objekte umbenennen und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert.
Wählen Sie in der obersten, unbenannten Dropdown-Liste die Option Laufende Nummer hinzufügen. Aktivieren Sie in der Zeile Zahl hinzufügen zu durch klick! darauf die Optionsschaltfläche Neuem Namen und legen Sie im zugehörigen Eingabefeld den Begriff HT_7_07 fest.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zahlen platzieren die Option Nach dem Namen und tragen Sie in das Eingabefeld Zahlen starten bei den Wert 1 ein.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Getrennt durch die Option Unterstrich. Aktivieren Sie die Checkbox Alle Zahlen mit … Stellen und tragen Sie in das Eingabefeld den Wert 3 ein. Aus dem Beispiel lässt sich nun die Bezeichnung HT_7_07_001.xxx ablesen (Abb. 14).
Abb. 14: Arbeitsablauf – »Finder Objekte umbenennen« hinzufügen
Mit dieser Aktion werden die Bilder im Ordner Hochtief 7_07 Bilder umbenannt. Beide Anschlüsse haben den Status Dateien/Ordner.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktion beim Ausführen anzeigen, um für zukünftige Ausgaben der Zeitschrift die Parameter während der Ausführung neu bestimmen zu können.
Zu guter Letzt muss noch ein neues Album in iPhoto erstellt und die Bilder müssen im Browser angezeigt werden.
Wählen Sie nun in der Spalte Bibliothek aus dem Ordner Programme das Programm iPhoto durch klick! darauf aus; es werden in der Spalte Aktion die für dieses Programm verfügbaren Aktionen angezeigt. Wählen Sie hier die Aktion Fotos in iPhoto importieren und rufen Sie diese durch klick!-klick! darauf oder über Drag & Drop in der Montagespalte auf. Die Aktion wird unter der vorhergehenden platziert.
Aktivieren Sie in der Gruppe Hinzufügen zu die Optionsschaltfläche Neuem Album und tragen Sie im Eingabefeld die Bezeichnung Hochtief 7_07 ein. Lassen Sie die Checkbox Quellbilder nach dem Importieren löschen deaktiviert, da dieser Ordner die Bilder enthält, die anschließend für das Layout benötigt werden (Abb. 15).
Abb. 15: Arbeitsablauf – »Fotos in iPhoto importieren« hinzufügen
Mit dieser Aktion werden die Bilder im Ordner Hochtief 7_07 Bilder in das Album Hochtief 7_07 in iPhoto dupliziert. Der eingehende Anschluss hat den Status Bilddateien, der ausgehende (unbenutzte) Anschluss den Status iPhoto Fotos.
Aktivieren Sie die Checkbox Aktion beim Ausführen anzeigen, die Optionsschaltfläche Gesamte Aktion anzeigen sowie die Checkbox Neues Album, um auch für zukünftige Ausgaben der Zeitschrift die Parameter neu bestimmen zu können.
Der gesamte Arbeitsablauf sollte sich jetzt wie in Abb. 16 darstellen und kann jetzt getestet werden.
Abb. 16: Arbeitsablauf – Gesamtdarstellung
Hat alles geklappt, wurde in der Zwischenzeit das Programm iPhoto gestartet, ein neues Album mit der Bezeichnung Hochtief 7_07 angelegt und die darin befindlichen, neu benannten Bilder weden im Browser angezeigt. Das könnte dann ähnlich Abb. 17 aussehen.
Abb. 17: Arbeitsablauf – Bilder öffnen in iPhoto
Abb. 18: Arbeitsablauf – Sichern als Finder Plug-In
Abb. 19: Arbeitsablauf – Starten über das Kontextmenü