Word-Daten importieren
In QXP ist es standardmäßig möglich, Daten aus unterschiedlichen Programmen in unterschiedlichen Formaten auf unterschiedliche Art zu importieren. Dateien aus Microsoft Word (.msw, .doc) werden bei aktivem Textrahmen, aktiver Textzelle oder aktivem Textpfad bei gewähltem Inhaltswerkzeug über Ablage -> Text importieren eingefügt. Der dafür benötigte Standard-Filter heißt Word 6-2000 Filter. Damit kann man auch noch Dateien von Word 2004 (Mac) einlesen. Dateien von Word 2007 (Win) und Word 2008 (Mac) mit dem Suffix .docx können nicht importiert werden – auch nicht in QXP 8. Man kann zwar solche Dateien im .doc-Format abspeichern, jedoch gehen wie immer in solchen Fällen einige Features dabei verloren.
Dabei kann man wählen, ob man nur den Text mit der Option Anführungszeichen umwandeln (wandelt auch automatisch doppelte Trennstriche [--] in Geviertstriche [—] sowie Fuß- oder Zollzeichen [′ ″] in Apostrophe und Anführungszeichen um, welche im Dropdown-Menü Format (QuarkXPress/Bearbeiten -> Vorgaben -> Register Eingabeeinstellungen -> Anführungszeichen) festgelegt sind.
Ist die Checkbox Einschließlich Stilvorlagen aktiviert, werden auch die Stilvorlagen aus Microsoft Word übernommen, ansonsten nur Text mit Absätzen und Tabulatoren.
Für den Test wurde eine Seite in Microsoft Word erstellt, die einen Initialbuchstaben, eine Tabelle, tabellarischen Text, eine importierte Tabelle aus Microsoft Excel, Fußnoten (blau), Indexmarkierungen (grün) sowie Fuß-, Zollzeichen und doppelte Trennstriche (rot) enthält:
Nach dem Import mit aktivierter Checkbox Anführungszeichen umwandeln stellt sich der Text wie unten dar:
Der Text wurde inklusive Schriften, Schriftgrößen, Zeilenabstand und Ausrichtung übernommen. Die Farben, die ebenfalls übernommen wurden, scheinen in der Farbenpalette als getrennte RGB-Farben auf. Tabellen werden in tabellarischen Text umgewandelt. Tabulatoren müssen nicht nur neu eingerichtet, sondern teilweise auch neu definiert werden: Tabellen basieren auf Standard-Tabulatoren, nur tabellarischer Text behält die Tabulatoren bei, Dezimal-Tabulatoren sind aber auf den Punkt ausgerichtet an Stelle des Kommas. Gesperrter Text wird nur übernommen, wenn sich dieser in einer Absatzstilvorlage, nicht aber in einer Zeichenstilvorlage befindet.
Der Initialbuchstabe wurde übernommen ebenso wie Fußnotenziffern und Fußnoten. Die Fußnoten bleiben in ihrer Position unverändert und müssen bei einem Neuumbruch manuell positioniert werden, da es in QXP keine Fußnotenfunktion gibt. Daher haben auch die Fußnotenziffern keine Verlinkung zu den Fußnoten; die Fußnotenlinie wurde nicht übernommen. Indexeinträge wurden nicht übernommen, diese müssen komplett neu erstellt werden. Das gilt auch für Listeneinträge.
Ist beim Import des Texts auch die Checkbox Einschließlich Stilvorlagen aktiviert, werden die Stilvorlagen aus Microsoft Word übernommen. Sind Stilvorlagen gleichen Namens bereits vorhanden, erscheint eine Dialogbox:
Hier werden die Unterschiede zwischen der bestehenden und der neuen Stilvorlage angezeigt. Sollen beide Stilvorlagen erhalten bleiben, klickt man auf die Schaltfläche Umbenennen, sollen alle neuen Stilvorlagen erhalten bleiben, wählt man Automatisch umbenennen. Ferner kann man zwischen Neue verwenden und Bestehende verwenden wählen. Sollen die hier angewendeten Schritte für alle Konflikte dieser Art gültig sein, aktiviert man die Checkbox Für alle Konflikte wiederholen.
Sind die Stilvorlagen bereits in der Arbeitsvorbereitung für Microsoft Word so festgelegt (und natürlich auch angewendet) worden, dass sie durch Stilvorlagen gleichen Namens in QXP ersetzt werden können, wählt man Bestehende verwenden und aktiviert Für alle Konflikte wiederholen.
Ist das nicht oder nicht konsequent der Fall, entsteht im normalfall eine Menge unnötige Arbeit daraus Es zahlt sich also aus, sich mit dem Autor in Verbindung zu setzen, bevor er mit der Arbeit beginnt – falls das möglich ist.
Sind die Stilvorlagen eingelesen, werden sie in der Stilvorlagenpalette gelistet. Hierbei werden aber auch einige unnötige Stilvorlagen übernommen, die sich über Bearbeiten -> Stilvorlagen jederzeit löschen lassen:
Sollen auch Index- und Listeneinträge übernommen werden, benötigt man eine zusätzliche XTension oder ein Programm.
qXport 3 von bitmix
Das Programm qXport converter 3 von bitmix ermöglicht den Export von XPress-Tags aus Microsoft Word 97 bis 2003 (Win) sowie 98 bis 2004 (Mac) nach QXP 3.0 bis 6.1. Nach der Installation gibt es eine neue Palette in Microsoft Word:
Durch Klick darauf oder über Ablage/Datei -> qXport 3 wird eine Dialogbox aufgerufen:
Im Dropdown-Menü Modus kann gewählt werden, ob das aktive Dokument oder alle geöffneten Dokumente konvertiert werden sollen.
Im Dropdown-Menü Settings kann ein Präferenzen-Set gewählt werden:
Durch Klick auf die Schaltfläche Edit können die Präferenzen für ein Set festgelegt und abgespeichert werden. Im Register Basic wird das Betriebssystem, das Programm mit Programmversion bzw. das Textformat für die Konvertierung sowie ein Suffix und die Programmsprache gewählt:
Im Register Conversion wird festgelegt, ob bedingte Trennstriche, geschützte Trennstriche, geschützte Wortzwischenräume sowie der Befehl Neue Zeile konvertiert werden sollen. Absatzattribute sind ebenso wie Zeichenattribute wählbar für die Konvertierung:
Im Register Styles wird festgelegt, ob Stilvorlagen konvertiert werden sollen, wobei das nur solche betrifft, die im Dokument vorkommen:
Im Register Fonts schließlich kann eine Fontsubstitution gewählt werden:
Dafür aktiviert man die Checkbox Activate fontsubstitution und klickt dann auf die Schaltfläche Edit Fonsubstitution table, um die Dialogbox Fontsubstitution aufzurufen:
Diese Liste enthält diejenigen Fonts, die im Dokument vorkommen. Im Eingabefeld Replacement font wird für im Listenfeld ausgewählte Fonts der Ersatzfont eingetragen und mit Klick auf die Schaltfläche Update festgelegt. Nach Bestätigung mit Close sind die Ersatzfonts festgelegt und das Set kann gesichert werden; ein neues Set scheint anschließend in der Dropdown-Liste Setting der Dialogbox qXport converter auf.
Dort startet man durch Klick auf die Schaltfläche Start conversion die Konvertierung; das neue Dokument wird im selben Ordner abgelegt wie das Word-Dokument; welches anschließend geschlossen wird.
Nach dem Abspeichern als XPress Tags und anschließendem einlesen in QXP 6.1 stellt sich das obige Dokument wie folgt dar:
Der Text wurde inklusive Stilvorlagen übernommen. Die Farben, die nur teilweise übernommen wurden, scheinen in der Farbenpalette als getrennte RGB-Farben auf. Tabellen werden in tabellarischen Text umgewandelt. Tabulatoren müssen nicht nur neu eingerichtet, sondern auch neu definiert werden, da alle Tabulatoren auf den Standardtabulatoren basieren. Gesperrter Text wird nur übernommen, wenn sich dieser in einer Absatzstilvorlage, nicht aber in einer Zeichenstilvorlage befindet.
Der Initialbuchstabe wurde übernommen, aber nicht eingegliedert. Fußnotenziffern und Fußnoten wurden übernommen. Kommen auf mehreren Seiten Fußnoten vor, werden diese wie Endnoten am Ende. Die Fußnoten bleiben in ihrer Position unverändert und müssen bei einem Neuumbruch manuell positioniert werden, da es in QXP keine Fußnotenfunktion gibt. Daher haben auch die Fußnotenziffern keine Verlinkung zu den Fußnoten; die Fußnotenlinie wurde nicht übernommen. Indexeinträge wurden übernommen. Diese sind aber nicht wie üblich mit zwei eckigen Klammern [] markiert, sondern mit einem hochgestellten Quadrat, was das Erkennen und Korrigieren erschwert. Listeneinträge werden ebenfalls übernommen.
Die XTension konvertiert auch Sonderzeichen systemübergreifend aus den Schriften Symbol, Wingdings, Zapf Dingbats. Leider betrifft das im Falle der letzteren nur den alten T1-Font, die Zeichen des Mac OS-Systemfonts werden nur als leere Rechtecke dargestellt.
qXport 3 bietet OpenType-Unterstützung, was weitestgehende Übereinstimmung bei fremdsprachlichen Dokumenten gewährleistet – bloß: QXP 6.1 kann mit OpenType-Schriften nichts anfangen, Fehler sind daher vorprogrammiert.
Auch wird die Systemkompatiblität bis hin zu Mac OS 10.5x angegeben; die für QXP 6.1 aber nur für Mac OS 10.3.
Fazit: Guter Ansatz, die XTension bedarf jedoch dringend einer Aktualisierung.
Für Mac und Win. Auch als PlugIn für Adobe InDesign verfügbar. Siehe auch Index.
Autor: Peter Offenhuber
